Tramo: las licencias urbanísticas de un municipio

Una licencia urbanística es el permiso con el que un ciudadano puede construir, ampliar o intervenir un predio. No es un formulario: es un expediente. Entra un radicado con número y fecha, entran planos, entra la revisión técnica, y sale una resolución de construcción que autoriza o niega. Cada paso tiene un plazo legal y cada documento tiene que quedar archivado tal como se firmó.

A eso se suma la intervención del espacio público —andenes, vías, ocupación temporal—, que va por su propio carril y con sus propios tiempos. El software que sostiene esto no puede tratar el expediente como una fila de una tabla. Tiene que saber en qué etapa está, quién lo tocó, qué documento reemplazó a cuál y cuánto tiempo le queda al municipio para responder.

Tramo modela 138 entidades de dominio repartidas en cerca de 40 módulos. No es una cifra que se persiga: es lo que aparece cuando un trámite regulado se modela en serio, en vez de aplanarlo en un puñado de tablas y un campo de estado. El radicado, el predio, el solicitante, el profesional que firma, el documento, la revisión, la resolución y el archivo son cosas distintas, con reglas distintas, y por eso se separan.

La diferencia con un producto comercial es la consecuencia. Si un carrito calcula mal, el cliente reclama. Si un expediente municipal guarda una fecha equivocada, se mueve un plazo legal, y con el plazo se mueve lo que la ley permite hacer. Por eso el modelo es explícito hasta donde parece exagerado, los límites entre módulos son reales, y las reglas del trámite viven en el dominio y no repartidas entre controladores.

Lo primero no fue programar: fue entender qué es de verdad una radicación. Un trámite regulado no se digitaliza tal como está, porque tal como está arrastra pasos que solo existían para compensar que todo iba en papel: firmas que confirmaban lo que ya decía el documento anterior, formularios que volvían a pedir datos que el municipio ya tenía, revisiones que esperaban a que alguien cargara una carpeta de un escritorio a otro.

Copiar ese flujo a una pantalla habría dado un sistema más rápido de teclear y exactamente igual de lento de tramitar. Así que el trabajo fue al revés: reconstruir el trámite desde lo que la norma exige de verdad, separar lo que es requisito legal de lo que era costumbre de papel, y volver a montar el flujo con esa distinción hecha. Las 138 entidades del dominio salen de ahí; no de querer un modelo grande, sino de haber mirado el trámite de cerca.

El municipio mide el resultado de ese rediseño en la mitad del tiempo de radicación. La misma licencia y el mismo requisito legal: lo que se quitó no fue rigor, fueron los pasos que solo servían para mover papel de un escritorio a otro.

Y hay un efecto que la entidad nota antes que nadie. Un trámite que responde dentro del plazo, con el expediente trazable y su estado a la vista, cambia cómo lo ve quien lo está esperando: la diligencia es lo que se juzga desde fuera, y el municipio reporta que la suya mejoró desde que el sistema la sostiene.

La mejora que primero se nota no es la del ciudadano: es la de quien atiende la ventanilla. Antes el expediente vivía repartido —una carpeta física, un correo con los planos, una hoja de cálculo con los plazos, la memoria de quien llevaba ese caso—, así que media jornada se iba en averiguar dónde estaba algo y en volver a escribir los mismos datos en el documento siguiente.

Ahora el expediente está en un solo sitio, con su etapa, su responsable y su plazo a la vista. Eso cambia el día de un funcionario más de lo que parece: deja de perseguir papel, deja de reescribir, y deja de ser interrumpido cada rato por alguien que pregunta por dónde va su trámite, porque el ciudadano ya lo puede consultar solo.

El municipio reporta las dos consecuencias: menos quejas y una mejor percepción de la ciudadanía. Tiene sentido, porque son la misma cosa vista desde los dos lados del mostrador. Una entidad no parece más diligente porque lo diga: lo parece cuando responde dentro del plazo y cualquiera puede comprobarlo.

Dentro del expediente ya está todo lo que un documento necesita: el predio, el solicitante, el profesional que firma, la matrícula, la dirección, las fechas de cada actuación. Cuando ese documento se redactaba a mano, alguien volvía a escribir esos datos uno por uno en una plantilla, y ahí es donde entra el error: una cédula con un dígito cambiado, una matrícula inmobiliaria mal copiada, una fecha que no coincide con la del radicado.

En un trámite regulado eso no es una errata. Un dato equivocado en una resolución obliga a corregirla, y corregirla mueve plazos que la ley cuenta en días. Por eso los documentos se generan desde el expediente, con la información que ya está cargada y verificada, en vez de volver a pedírsela a quien la escribe. Está en producción y los funcionarios lo usan a diario.

Conviene no confundirlo con el asistente del expediente, que se describe más abajo: aquello es consulta en fase experimental, esto es generación de documentos entregada y en uso.

La consulta pública es el frente abierto del sistema: cualquiera busca un radicado y ve en qué va, sin llamar a la alcaldía ni pedirle el favor a nadie. Es la parte que más cambia la relación entre el municipio y quien construye, porque convierte una llamada en una consulta y una promesa de mostrador en un estado que se puede mirar a cualquier hora.

Abrir el expediente al público obliga a decidir qué se muestra y qué no. Un expediente tiene datos personales, documentos técnicos y actos administrativos, y no todos tienen el mismo destinatario. La consulta expone el estado del trámite y lo que es público por naturaleza, y deja el resto adentro. Ese corte no es una pantalla: es una decisión de dominio, que se toma una vez y se respeta en todas las capas.

Dentro del expediente hay un asistente de IA que usa RAG sobre una base de datos vectorial construida con los documentos de ese radicado. La idea es simple: preguntar en lenguaje natural qué dice un concepto técnico o dónde quedó una observación, en vez de abrir un PDF tras otro. Está en fase experimental: todavía no está en manos del ciudadano y no responde en nombre del municipio.

Que siga siendo experimental es una decisión, no un retraso. En un municipio, una respuesta inventada sobre una resolución de construcción no es una alucinación graciosa: es un problema legal, y alguien podría construir encima. Antes de abrirlo hace falta que cada respuesta cite el documento del que sale, que el asistente sepa decir que no sabe, y que se pueda evaluar contra expedientes reales, uno por uno.

Es el mismo oficio que llevo a los agentes que sí están en producción —herramientas acotadas, salida validada, trazas de todo lo que hace el modelo—, con el listón más alto. Un asistente que le ayuda al funcionario a leer un expediente más rápido es útil desde el primer día; uno que responde en nombre de la alcaldía tiene que ganárselo antes. Donde el error lo paga un ciudadano parado frente a una obra, la IA va despacio o no va.

Construir para un municipio enseña cosas que un producto comercial no enseña. El procedimiento no lo invento yo: está escrito en normativa, con etapas, plazos y competencias, y el software se ajusta a él y no al revés. Los funcionarios que usan Tramo llevan años haciendo el trámite a mano; cuando algo no les cuadra, casi siempre el que está mal es el modelo, no ellos.

Y hay una regla que se vuelve innegociable: nada puede fallar en silencio. Un pedido que se pierde se vuelve a tomar; un radicado que se pierde deja a una persona sin respuesta dentro de un plazo legal. Eso empuja a que los errores sean ruidosos, a que quede registro de cada actuación sobre el expediente y a que su estado se pueda reconstruir sin preguntarle a nadie. Es la disciplina que después traslado a todo lo demás que construyo.